気づくのが、いつも遅れます
受講料を分割でいただいていると、月末にこの作業が来ます。
通帳の入金明細を開いて、受講生の一覧と見比べる。誰の、何回目が入っていないかを、目で探す。
これが厄介なのは、計算ではなく照合だからです。振込名義が「ジュコウセイA」だったり「ジュコウセイA」だったり、ご家族の名義だったりします。金額が少し違うこともあります。
そして一番まずいのは、3ヶ月経ってから気づくことです。そこまで溜まると、連絡するほうも気が重くなります。
やることは、2枚貼るだけです
| 左に貼る | 受講生の一覧(お名前・カナ・コース・分割回数・毎回の金額・開始月) |
|---|---|
| 右に貼る | 入金の明細(日付・振込名義・金額) |
エクセルから範囲を選んでコピーし、貼り付けるだけです。列の順番はそろっていなくても読みます。
名義の表記ゆれは、こちらで吸収します。カナ・全角半角・「株式会社」の有無は、同じものとして扱います。
出てくるのは、この3つです
- 受講生 × 回のマトリクス(済=緑/未=赤/今月分=黄/まだ先=灰)
- 未入金の人数・回数・合計金額
- その方へのご連絡文の下書き(お名前・何回目・金額入り)
見本では、受講生6名のうち4名・13回分・合計615,000円が未入金として出ます。数えたのではなく、貼っただけです。
実物を置いておきます
貼った内容はお使いの端末の中だけに残ります。どこにも送信されません。
連絡文は、催促の言い方にしていません
ここは意図してそうしました。
出てくる下書きは、「入金の記録が見当たらないので、こちらの確認漏れかもしれません」から入ります。そして確認のお願いで閉じます。
理由は単純で、受講生はこれからも通ってくださる方だからです。振り込んだのに催促されたら、こちらの落ち度になります。実際、名義違いでこちらが見落としていることもあります。
お名前は名字だけを使います。回数と金額は具体的に入れます。相手が確認しやすい形が、いちばん早く入金されます。
渡せないところ
- 連絡するかどうかの判断(事情のある方もおられます)
- 文面の最終確認(そのまま出す前に、一度お読みください)
- 分割の条件を変えるかどうか
次にできること
- 御社のコース名と金額を、そのまま入れた形にする
- クレジット決済と振込が混ざっていても、分けて集計する
- 入金があった時点で自動で消し込む形にする
- 受講の進捗(何回目まで受けたか)と並べて見る
2枚、送ってください
受講生の一覧と、直近の入金明細。エクセルでも、スクリーンショットでも構いません。
御社の数字を入れた状態でお返しします。開いた時点で、いくら残っているかが出ています。(AIは、営業日を知りません)
0円にしている理由は、導入事例を集めたいという、こちらの事情です。0円の分だけで終えていただいて構いません。
面談はありません。
受講生の一覧を送る(スクリーンショットでも構いません)どうぞよろしくお願いいたします。
よくある4つ
- 振込名義が受講生本人と違う場合はどうなりますか?
- カナ・全角半角・「株式会社」の有無は同じものとして扱います。ご家族名義など、まったく別のお名前の場合は「受講生に結びつかなかった入金」として一覧に出ますので、そこだけ手で結びつけてください。次からは覚えます。
- クレジット決済と振込が混ざっていても使えますか?
- 使えます。御社版では、決済手段ごとに分けて集計する形にできます。決済会社の入金明細をそのまま貼っていただければ、同じように突き合わせます。
- 受講生の個人情報が外に出ませんか?
- 出ません。貼り付けた内容はお使いのパソコンやスマートフォンの中だけで処理され、当方のサーバーには届きません。画面を閉じれば消えます。
- 費用はいくらかかりますか?
- 受講生の一覧と入金明細をお送りいただき、御社の数字を入れた状態でお返しするところまでは0円です。その先の顧問は月額110,000円(税込)からですが、0円の分だけで終えていただいて構いません。
追伸
この形は、ある会社からのご依頼で作りました。フォームにこう書かれていました。
税理士が入金確認をして、漏れがあれば私が受講生に連絡する。私の部分が、業務多忙で8ヶ月分溜まっている。
8ヶ月です。金額の問題ではなく、連絡が重くなりすぎて動けなくなっていたのだと思います。
だから、作ったのは集計表ではありませんでした。連絡文の下書きまで出すことが本体でした。数えるのが大変なのではなく、そのあとが大変だったからです。