スクール・講座の入金管理

分割払いの入金、
通帳と見比べていませんか。

誰の何回目が入っていないか。名義が少し違うだけで、目で追えなくなります。
2枚貼るだけで、突き合わせから連絡文まで出る形にしました。

気づくのが、いつも遅れます

受講料を分割でいただいていると、月末にこの作業が来ます。

通帳の入金明細を開いて、受講生の一覧と見比べる。誰の、何回目が入っていないかを、目で探す。

これが厄介なのは、計算ではなく照合だからです。振込名義が「ジュコウセイA」だったり「ジュコウセイA」だったり、ご家族の名義だったりします。金額が少し違うこともあります。

そして一番まずいのは、3ヶ月経ってから気づくことです。そこまで溜まると、連絡するほうも気が重くなります。

やることは、2枚貼るだけです

左に貼る受講生の一覧(お名前・カナ・コース・分割回数・毎回の金額・開始月)
右に貼る入金の明細(日付・振込名義・金額)

エクセルから範囲を選んでコピーし、貼り付けるだけです。列の順番はそろっていなくても読みます。

名義の表記ゆれは、こちらで吸収します。カナ・全角半角・「株式会社」の有無は、同じものとして扱います。

出てくるのは、この3つです

見本では、受講生6名のうち4名・13回分・合計615,000円が未入金として出ます。数えたのではなく、貼っただけです。

実物を置いておきます

入金明細が貼られていくと、誰の何回目が入っていないかが表になります。音は出ません。

貼った内容はお使いの端末の中だけに残ります。どこにも送信されません。

連絡文は、催促の言い方にしていません

ここは意図してそうしました。

出てくる下書きは、「入金の記録が見当たらないので、こちらの確認漏れかもしれません」から入ります。そして確認のお願いで閉じます。

理由は単純で、受講生はこれからも通ってくださる方だからです。振り込んだのに催促されたら、こちらの落ち度になります。実際、名義違いでこちらが見落としていることもあります。

お名前は名字だけを使います。回数と金額は具体的に入れます。相手が確認しやすい形が、いちばん早く入金されます。

渡せないところ

次にできること

2枚、送ってください

受講生の一覧と、直近の入金明細。エクセルでも、スクリーンショットでも構いません。

御社の数字を入れた状態でお返しします。開いた時点で、いくら残っているかが出ています。(AIは、営業日を知りません)

0円にしている理由は、導入事例を集めたいという、こちらの事情です。0円の分だけで終えていただいて構いません。

面談はありません。

受講生の一覧を送る(スクリーンショットでも構いません)

どうぞよろしくお願いいたします。

よくある4つ

振込名義が受講生本人と違う場合はどうなりますか?
カナ・全角半角・「株式会社」の有無は同じものとして扱います。ご家族名義など、まったく別のお名前の場合は「受講生に結びつかなかった入金」として一覧に出ますので、そこだけ手で結びつけてください。次からは覚えます。
クレジット決済と振込が混ざっていても使えますか?
使えます。御社版では、決済手段ごとに分けて集計する形にできます。決済会社の入金明細をそのまま貼っていただければ、同じように突き合わせます。
受講生の個人情報が外に出ませんか?
出ません。貼り付けた内容はお使いのパソコンやスマートフォンの中だけで処理され、当方のサーバーには届きません。画面を閉じれば消えます。
費用はいくらかかりますか?
受講生の一覧と入金明細をお送りいただき、御社の数字を入れた状態でお返しするところまでは0円です。その先の顧問は月額110,000円(税込)からですが、0円の分だけで終えていただいて構いません。

追伸

この形は、ある会社からのご依頼で作りました。フォームにこう書かれていました。

税理士が入金確認をして、漏れがあれば私が受講生に連絡する。私の部分が、業務多忙で8ヶ月分溜まっている。

8ヶ月です。金額の問題ではなく、連絡が重くなりすぎて動けなくなっていたのだと思います。

だから、作ったのは集計表ではありませんでした。連絡文の下書きまで出すことが本体でした。数えるのが大変なのではなく、そのあとが大変だったからです。