保管料は、置いた日数では数えません
ご存じのとおりですが、順番のために書いておきます。冷蔵・冷凍倉庫の保管料は、たいてい1日〜15日と、16日〜末日に月を割って数えます。二期制です。三期制の倉庫もありますが、低温は二期が多い。
そして各期の保管料は、（その期のはじめにあった在庫 ＋ その期に入った数）× 単価です。その期に出た分は、その期の保管料からは引きません。
面倒なのは、掛け算のほうではありません。「その期のはじめにあった在庫」を出すところです。前の期の結果を持ち越さないと出ない。品目が20あれば20回。荷主が15社なら、それを15社分。しかも先月の数字が合っていることが前提です。
エクセルが一番苦手なのが、この持ち越しです。1行ずらすと全部ずれます。
15日に入って、16日に出た荷物は、2期分です
これが一番、手で数えると落ちます。
7月15日に500ケース入って、翌16日に出た。倉庫にあったのは実質2日です。それでも保管料は、上期に1回、下期に1回かかります。上期は「入った数」として、下期は「期のはじめにあった在庫」として、同じ500ケースを2回数えるからです。
単価42円なら、500 × 42 × 2 で42,000円。これは、取りっぱぐれてはいけない分です。
ところが手で追うと、「16日に出ている」という事実のほうが先に目に入る。それで1期分にしてしまう。月末の疲れているときほど、こうなります。
※期の取り決めは会社ごと、荷主ごとに違います。ここでは一般的な数え方で出していますので、御社の契約に合わせて変えられます。
やることは、2枚貼るだけです
| 左に貼る | 荷主・品目・単価（保管料／入庫料／出庫料）・前月からの繰越在庫 |
|---|---|
| 右に貼る | 入出庫の明細（日付・荷主・品目・区分・数量） |
| 出る | 期ごとの保管数量と保管料、荷役料、荷主ごとのご請求額、荷主様へのご案内文 |
日付から期を判定します。列の名前は多少違っても拾います。「入庫数」「出庫数」が別の列に分かれている表でも読めます。
できあがったら「印刷／PDFにする」か「CSVで保存」です。そのまま経理に渡せます。
合わないところは、赤で出ます
この道具で本当に効くのは、実は計算ではなくこちらです。
- 単価表に無い荷主・品目があると、上に出ます。明細には入出庫があるのに、単価が無いので請求に入っていない分です。請求漏れは、たいていここです。
- 在庫がマイナスになる品目があると、赤で出ます。繰越が入っていないか、記録に無い出庫があるかのどちらかです。
どちらも、見つかってしまえば直すのは早い。困るのは、見つからないまま請求書を出すことです。
実物を置いておきます
貼った内容はお使いの端末の中だけで処理されます。どこにも送信されません。
サンプルの荷主が3社、5品目入っています。わざと2つ、間違いを混ぜてあります。片方は繰越が入っていない冷凍サバ。もう片方は単価表に無い冷凍イカです。上に赤とオレンジで出ているのが、それです。
それから、期の分け方を三期制に切り替えてみてください。同じ明細のまま、保管料が487,190円から687,830円に変わります。数量は1つも動いていません。契約でどう取り決めたかが、そのまま金額です。
渡せないところ
- 単価と契約条件が、契約書と合っているかの確認
- 数量そのものの正しさ（元になるのは現場の記録です）
- 請求を出すかどうか、いつ出すかの判断
数えるところと、下書きを出すところまでが、こちらの仕事です。
次にできること
- 御社の料率表（品目別・温度帯別）を、そのまま入れた形にする
- 冷蔵と冷凍で期の分け方が違っていても、分けて数えられる形にする
- 光熱費や付帯作業（仕分け・ラベル貼り・検品）の項目を足す
- 御社の請求書の書式に、そのまま流し込む形にする
- 前月と比べて、増えた荷主・減った荷主が出る形にする
いま使っている計算表を、送ってください
お手元の保管料の計算表を1つ。エクセルでも、印刷したものの写真でも構いません。
御社の荷主名と料率を入れた状態でお返しします。開いた時点で、御社の数字が入っています。（AIは、営業日を知りません）
0円にしている理由は、導入事例を集めたいという、こちらの事情です。0円の分だけで終えていただいて構いません。
面談はありません。
いま使っている計算表を送る（写真でも構いません）どうぞよろしくお願いいたします。
よくある5つ
- 二期制と三期制、どちらにも対応していますか？
- どちらにも対応しています。画面のボタンで切り替えられます。冷蔵・冷凍倉庫では1日〜15日と16日〜末日に分ける二期制が多く、見本もそれを最初に選んだ状態にしてあります。三期制（1〜10日／11〜20日／21日〜末日）と、月まとめの一期制にも切り替えられます。同じ明細のまま切り替えると、金額がその場で変わります。
- 貼った荷主名や数量は、どこかに送信されますか？
- 送信されません。貼った内容はお使いのパソコンやスマートフォンの中だけで処理され、当方のサーバーには届きません。画面を閉じれば消えます。
- 品目ごとに温度帯で単価が違います。対応できますか？
- できます。単価は荷主と品目の組み合わせごとに持たせてあるので、同じ荷主でもF級とC級で単価を分けて置けます。御社の料率表をそのまま入れた形にすることもできます。
- 倉庫管理システム（WMS）を入れたほうが早いのではないですか？
- 拠点数が多い会社は、そちらのほうが合います。ただWMSを入れても、御社の料率表と契約の期の取り決めを設定する仕事は残りますし、現場の入力の形も変わります。ここでやっているのは、いま使っているエクセルの形のまま、数える部分だけを引き受けることです。何をどう数えているかがはっきりすると、あとでシステムを選ぶときにも比べやすくなります。
- 費用はいくらかかりますか？
- いま使っている保管料の計算表を1つお送りいただき、御社の荷主名と料率を入れた状態でお返しするところまでは0円です。その先の顧問は月額110,000円（税込）からですが、0円の分だけで終えていただいて構いません。
追伸
国の資料に、こういう一文が載っています。ある大都市部の倉庫業者が、賃金カーブが維持できる限界まで賃上げをして、自動倉庫まで入れて、それをPRして求人を出した。新卒の応募は、ゼロだった。
作り話ではありません。物流倉庫を特定技能の対象に加えるかどうかを議論した、法務省の資料に書いてあります。同じ資料に、有効求人倍率1.92、就業者数に対する人手不足の割合6.7%、ハローワーク経由の求人数を応募人数で割った値2.54、という数字も並んでいます。（出入国在留管理庁「特定技能制度及び育成就労制度の受入れ対象分野の詳細（案）」資料2）
物流倉庫が特定技能に加わることは2026年1月23日に閣議決定されました。ただし運用が始まるのは2027年4月の予定です。それまでは、この方法では埋まりません。
人を採る勝負がここまで厳しいなら、採るより先に、要る手を減らすほうが早い。庫内の作業は減らせなくても、月初に事務所でやっている数え直しは減らせます。
ついでに言うと、売上の集計のほうも同じ考えで作っています。機械に任せるのは、数えることだけです。判断は渡しません。