大変なのは、組むことではありません
介護や障害者グループホームのシフトを組んでおられる方に伺うと、時間を食っているのは同じところでした。
先週の表を見ながら、今週ぶんを打ち直す作業です。
ほとんどの週は、変わるのが2人か3人です。それなのに、毎週まっさらから打ち直している。理由は単純で、エクセルの表をコピーすると日付や曜日がずれるからです。
そのうえ、数えないといけないものが多い。日勤と夜勤、常勤と非常勤、半日の方、当番。1人を動かすと、数え直しが3回起きます。
数えるところだけ、渡せます
- 先週の表を見ながら、今週ぶんを打ち直す作業
- 1日に足りているかどうかを、目で数える作業
- 半日の方を0.5人として数え直す作業
- 誰に勤務が偏っているかを、月末に数える作業
- 当番が何回まわったかを覚えておく作業
- 決まったシフトを、全員に配る作業
ここは人が持つところです
- 誰をどの日に入れるかの最終判断(利用者様との相性や力量は渡せません)
- 休みの希望をどこまで通すか
- 人員配置基準をどう満たすか(指定区分によって変わります)
配置基準の判断そのものは、こちらではお引き受けしません。数える作業だけです。
実物を置いておきます
下は、実際にお作りしているものの見本です。触っていただけます。「前の週をコピー」を押すと、先週の内容がそのまま入ります。あとは変わったところだけ直してください。
打った内容はお使いの端末の中だけに残ります。どこにも送信されません。
飲食店や工事のシフト表とは、別に作ってあります
同じ「シフト」でも、中身が違います。飲食店なら曜日ごとの必要人数で足ります。介護は、そこに勤務形態と当番が乗ります。
| 常勤・非常勤 | 人ごとに区分を持たせています。月末に区分別で集計が出ます |
|---|---|
| 半日 | 0.5人として数えます。足りているかの判定にも反映します |
| 夜勤・当番 | 別の欄にしてあります。誰に何回まわったかが自動で出ます |
| 週単位 | 月ではなく週で組めます。前の週をボタン1つで引き継げます |
使っておられない欄は、空欄のままで構いません。
そのまま配れます
組み終わったら「配る文面を出す」を押してください。LINEにもメールにもそのまま貼れる形で出ます。写真を撮って送る、という手順がなくなります。
印刷すればPDFになります。紙で貼っておられるなら、そのまま使えます。
次にできること
- 夜勤明けの扱い、早番・遅番を分けた形にする
- 常勤換算の計算まで広げる
- 実績記録から、請求の下ごしらえまで引き受ける
- 希望休をスマホから集めて、この表に自動で入れる
ここから先は、御社の決まりごとを伺わないと形にできません。うちの会社で実際に起きた6つと同じで、自社のものを入れてはじめて答えになります。
御社の表を、1枚送ってください
いま使っておられるシフト表を、スマホで撮った写真1枚でも、エクセルのファイル1つでも構いません。
それを入れた状態にしてお返しします。開いた時点で、御社の答えが出ています。(AIは、営業日を知りません)
0円にしている理由は、導入事例を集めたいという、こちらの事情です。0円の分だけで終えていただいて構いません。
面談はありません。
シフト表を1枚送る(写真でも構いません)どうぞよろしくお願いいたします。
よくある4つ
- 常勤と非常勤が混ざっていても使えますか?
- 使えます。人ごとに勤務区分を持たせてあり、月末に区分別の集計が出ます。半日勤務の方は0.5人として数え、足りているかの判定にも反映されます。
- 夜勤や当番の回数も数えられますか?
- 数えられます。当番は別の欄にしてあるので、誰に何回まわったかが自動で出ます。使っておられない場合は、空欄のままで構いません。
- 人員配置基準は満たせますか?
- 基準を満たしているかどうかの判断は、御社の指定区分によって変わるため、こちらではお引き受けしていません。お作りしているのは、1日に必要な人数を入れると足りない日が赤く出る、という数える部分だけです。判断は人が持つところです。
- 費用はいくらかかりますか?
- いま使っておられるシフト表を1枚お送りいただき、御社の内容を入れた状態でお返しするところまでは0円です。その先の顧問は月額110,000円(税込)からですが、0円の分だけで終えていただいて構いません。
追伸
この形を最初に作ったのは、訪問看護をされている会社からのご依頼でした。奥様が看護師で、シフトは奥様がエクセルで週ごとに手打ちしておられました。
お話を伺って分かったのは、大変なのは組むことではなく、組んだあとだったということです。数え直し、偏りの確認、全員への連絡。組む時間より、そちらのほうが長い。
なので、組むところは変えていません。数えるところだけ、こちらで引き受けています。